Umowa Powierzenia
Przetwarzania Danych Osobowych

1 Definicje

2 Przedmiot i cel przetwarzania

Na podstawie niniejszej Umowy Administrator powierza Podmiotowi Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych kierowców w zakresie niezbędnym do realizacji usługi oferowanej przez Serwis.

Przetwarzanie odbywa się wyłącznie w celu realizacji usługi i nie może być wykorzystywane do innych celów bez wyraźnej zgody Administratora.

3 Zakres danych osobowych

Podmiot Przetwarzający przetwarza następujące kategorie danych osobowych kierowców:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, seria i numer blankietu prawa jazdy
• dane kontaktowe i adresowe, jeżeli Administrator je wprowadzi: numer telefonu, adres e-mail, ulica i numer, kod pocztowy, miejscowość
• dane uzyskane z CEPiK w wyniku weryfikacji: stan dokumentu wraz z powodem zmiany stanu (w tym informacja o zatrzymaniu dokumentu), rodzaj i data ważności dokumentu, organ wydający, kategorie uprawnień wraz z ich stanem i datami ważności, komunikaty i kody odpowiedzi CEPiK, identyfikator transakcji oraz pozostałe dane zawarte w odpowiedzi CEPiK, która jest przechowywana w całości
• daty ważności wprowadzane przez Administratora: badania lekarskiego (obowiązkowego na podstawie art. 39j ustawy o transporcie drogowym), badania psychologicznego (obowiązkowego na podstawie art. 39k ustawy o transporcie drogowym), karty kierowcy, zaświadczenia ADR oraz wpisu kodu 95 (kwalifikacji zawodowej)
• dane związane z realizacją usługi: data, godzina i wynik każdej weryfikacji, zestawienie wykrytych zmian (stan poprzedni i bieżący), informacja o wysłanych powiadomieniach oraz wpisy dziennika zdarzeń dotyczące działań na danych kierowcy

Serwis nie zawiera pola na numer PESEL kierowcy. Historia weryfikacji jest przechowywana do czasu usunięcia kierowcy albo konta przez Administratora.

W zakresie dat ważności badań lekarskich i psychologicznych Podmiot Przetwarzający przetwarza dane dotyczące zdrowia w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO. Podstawą prawną tego przetwarzania jest art. 9 ust. 2 lit. b RODO: przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez Administratora w dziedzinie prawa pracy, w zakresie wymaganym przepisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym. Przetwarzanie ogranicza się do daty ważności zaświadczenia; Serwis nie przechowuje wyników badań ani orzeczeń. Daty te, wraz z imieniem i nazwiskiem kierowcy oraz rodzajem terminu, są przekazywane w powiadomieniach e-mail na adresy wskazane przez Administratora w ustawieniach konta. Powiadomienia SMS nie zawierają danych kierowców.

Serwis umożliwia również zarządzanie danymi floty pojazdów (marka, model, rok produkcji, rodzaj paliwa, numer rejestracyjny, VIN, daty ważności dokumentów eksploatacyjnych oraz notatki). Dane te co do zasady nie stanowią danych osobowych w rozumieniu RODO i nie są objęte zakresem niniejszej Umowy. W zakresie, w jakim dane pojazdu mogłyby zostać powiązane z osobą fizyczną i tym samym stanowić dane osobowe, Administrator zobowiązuje się do samodzielnego zapewnienia odpowiedniej podstawy prawnej ich przetwarzania, w szczególności wobec pracowników korzystających ze służbowych pojazdów.

4 Obowiązki Podmiotu Przetwarzającego

1. Przetwarzać dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora i w zakresie określonym w niniejszej Umowie.
2. Zapewnić, że osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegają ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.
3. Ograniczać dostęp osób upoważnionych przez Podmiot Przetwarzający do danych kierowców do czynności niezbędnych do utrzymania Serwisu, diagnozowania błędów weryfikacji CEPiK oraz pomocy technicznej; zalogowanie na konto Administratora w tym celu jest odnotowywane w dzienniku zdarzeń.
4. Stosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku, opisane w §7.
5. Respektować warunki korzystania z usług kolejnych podmiotów przetwarzających (podpowierzenie) określone w §6 niniejszej Umowy.
6. Niezwłocznie informować Administratora o wszelkich naruszeniach ochrony danych osobowych, nie później niż w ciągu 72 godzin od powzięcia informacji o naruszeniu.
7. Pomagać Administratorowi w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (m.in. prawo dostępu, sprostowania, usunięcia).
8. Po zakończeniu świadczenia usługi usunąć dane osobowe zgodnie z §8. Przed usunięciem konta Administrator może pobrać dostępne w Serwisie raporty PDF i XLSX z wynikami weryfikacji CEPiK; na żądanie Administratora zgłoszone przed usunięciem konta Podmiot Przetwarzający przekazuje mu pozostałe dane kierowców w formacie XLSX.
9. Udostępniać Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z art. 28 RODO.

5 Obowiązki Administratora

1. Wprowadzać do Serwisu wyłącznie dane kierowców, w stosunku do których Administrator posiada podstawę prawną do przetwarzania ich danych osobowych (np. umowa o pracę, kontrakt).
2. Zapewnić, że dane osobowe wprowadzane do Serwisu są prawidłowe i aktualne.
3. Poinformować kierowców o fakcie przetwarzania ich danych w Serwisie, zgodnie z obowiązkiem informacyjnym wynikającym z art. 13 RODO, w tym o przetwarzaniu dat ważności badań lekarskich i psychologicznych jako danych dotyczących zdrowia na podstawie art. 9 ust. 2 lit. b RODO.
4. Posiadać i dokumentować podstawę prawną przetwarzania danych dotyczących zdrowia kierowców (daty badań lekarskich i psychologicznych) wymaganą przepisami prawa pracy i prawa transportowego.
5. Wskazywać w ustawieniach konta wyłącznie adresy e-mail i numery telefonów osób uprawnionych do otrzymywania powiadomień zawierających dane kierowców.
6. Nie udostępniać danych dostępowych do konta osobom nieupoważnionym.

6 Podpowierzenie przetwarzania

Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Podmiot Przetwarzający z usług kolejnych podmiotów przetwarzających (podpowierzenie). Na dzień publikacji niniejszej wersji Umowy jest to:

• SEOHOST Sp. z o.o., ul. Obornicka 330, 60-689 Poznań, NIP 9721323212: hosting serwera aplikacji i bazy danych, serwera pośredniczącego oraz serwera poczty wychodzącej używanego do powiadomień e-mail; centra danych na terytorium Polski

Powiadomienia SMS są wysyłane za pośrednictwem LINK Mobility Poland Sp. z o.o. (SMSAPI); ich treść nie zawiera danych kierowców. Dane kierowców nie są przekazywane dostawcom płatności ani narzędzi analitycznych. Podmiot Przetwarzający nie korzysta z zewnętrznych usług monitorowania ani rejestrowania błędów; dzienniki aplikacji są przechowywane na serwerze hostingowym. CEPiK jest rejestrem publicznym, do którego kierowane są zapytania, i nie przetwarza danych na zlecenie Podmiotu Przetwarzającego.

O zamiarze dodania lub zastąpienia podmiotu podprzetwarzającego Podmiot Przetwarzający informuje Administratora drogą e-mailową z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. W tym terminie Administrator może zgłosić sprzeciw, a w razie jego zgłoszenia rozwiązać Umowę w sposób określony w §8.

Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się do nałożenia na podmioty podprzetwarzające takich samych obowiązków ochrony danych jak wynikające z niniejszej Umowy. Podmiot Przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność za działania podmiotów podprzetwarzających.

Powierzone dane są przetwarzane przez Podmiot Przetwarzający na terytorium Polski i nie są przez niego przekazywane do państw trzecich. Powiadomienia e-mail są doręczane na adresy wskazane przez Administratora; wybór dostawców tych skrzynek pocztowych należy do Administratora.

7 Bezpieczeństwo danych

Podmiot Przetwarzający stosuje następujące środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony powierzonych danych:

• szyfrowanie transmisji danych (TLS) między przeglądarką a Serwisem (wymuszony protokół HTTPS z nagłówkiem HSTS), między Serwisem a serwerem pośredniczącym oraz między Serwisem a serwerem poczty wychodzącej
• przechowywanie haseł wyłącznie w postaci jednokierunkowego skrótu kryptograficznego (bcrypt); w ten sam sposób przechowywane są jednorazowe kody logowania
• obowiązkowe logowanie dwuskładnikowe (kod SMS lub e-mail) dla kont z uprawnieniami administratora i edycji danych, dostępne także dla kont tylko do podglądu
• kontrola dostępu oparta na rolach (administrator, edycja danych, tylko podgląd) z oddzieleniem danych poszczególnych firm
• ograniczenie liczby prób logowania i wpisania kodu, wygaśnięcie sesji po 120 minutach bezczynności oraz ochrona przed atakami CSRF
• dziennik zdarzeń rejestrujący m.in. logowania, weryfikację dwuskładnikową, dodawanie i zmiany danych kierowców, pojazdów, kont i ustawień oraz zalogowanie operatora na konto Administratora; imiona, nazwiska, numery blankietów, dane kontaktowe i adresowe oraz daty badań i uprawnień kierowców są w dzienniku zastępowane znacznikiem, a wpisy są przechowywane przez 24 miesiące
• codzienne kopie zapasowe bazy danych szyfrowane asymetrycznie (GPG, RSA 4096) na serwerze przed ich pobraniem, przechowywane nie dłużej niż 7 dni na serwerze hostingowym oraz nie dłużej niż 30 dni na zaszyfrowanym dysku komputera używanego przez Podmiot Przetwarzający do administrowania Serwisem; klucz deszyfrujący znajduje się wyłącznie na tym komputerze, a kopie nie są przekazywane dostawcom usług chmurowych
• bieżący monitoring techniczny działania weryfikacji CEPiK, wysyłki powiadomień i kopii zapasowych
• aktualizacje systemu operacyjnego i środowiska serwera zapewniane przez dostawcę hostingu

8 Czas trwania i rozwiązanie umowy

1. Niniejsza Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony, z chwilą rejestracji konta w Serwisie.
2. Umowa wygasa z chwilą trwałego usunięcia konta przez Administratora albo przez Podmiot Przetwarzający w przypadkach przewidzianych w Regulaminie Serwisu.
3. Administrator może w każdej chwili rozwiązać niniejszą Umowę ze skutkiem natychmiastowym przez usunięcie konta w Serwisie (Ustawienia, podstrona Firma). Usunięcie wymaga potwierdzenia hasłem i jest nieodwracalne.
4. Z chwilą usunięcia konta dane osobowe kierowców wraz z historią weryfikacji oraz wpisami dziennika zdarzeń przypisanymi do konta są niezwłocznie usuwane z bazy danych Serwisu. Rejestr wysłanych wiadomości e-mail (adres odbiorcy, temat, data wysyłki), który nie zawiera danych kierowców, jest przechowywany przez 24 miesiące. Usunięcie pojedynczego kierowcy przez Administratora niezwłocznie usuwa jego dane wraz z historią weryfikacji.
5. Usunięte dane pozostają w zaszyfrowanych kopiach zapasowych i są z nich usuwane w ramach automatycznej rotacji opisanej w §7 (nie dłużej niż 7 dni na serwerze hostingowym i nie dłużej niż 30 dni na komputerze Podmiotu Przetwarzającego), chyba że przepisy prawa wymagają ich dłuższego przechowywania.

9 Odpowiedzialność

1. Podmiot Przetwarzający ponosi odpowiedzialność za szkody spowodowane przetwarzaniem danych niezgodnie z niniejszą Umową lub z przepisami RODO, jeżeli nie dopełnił swoich obowiązków wynikających z RODO lub postępował wbrew instrukcjom Administratora.
2. Administrator ponosi odpowiedzialność za szkody wynikające z wprowadzania do Serwisu danych, do których przetwarzania nie posiada podstawy prawnej.
3. Podmiot Przetwarzający jest zwolniony z odpowiedzialności, jeżeli udowodni, że nie ponosi winy za zdarzenie powodujące szkodę.

10 Postanowienia końcowe

1. Umowa podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy RODO oraz Kodeksu cywilnego.
2. Wszelkie spory wynikające z niniejszej Umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Podmiotu Przetwarzającego.
3. Podmiot Przetwarzający zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Umowy w przypadku zmiany przepisów prawa lub istotnej zmiany zakresu świadczonych usług. O zmianach Administrator zostanie poinformowany drogą e-mailową z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
4. Akceptacja niniejszej Umowy następuje poprzez zaznaczenie stosownego pola wyboru podczas rejestracji konta w Serwisie, co jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia woli w formie elektronicznej.
5. Niniejsza Umowa zastępuje wszelkie wcześniejsze porozumienia między stronami w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych. Jeżeli strony zawarły odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych (w szczególności jako załącznik do umowy o świadczenie usług), pierwszeństwo ma odrębna umowa.
6. Wersja 1.1 niniejszej Umowy została opublikowana 23 września 2026 r. Dla kont zarejestrowanych przed jej publikacją obowiązuje od 8 października 2026 r.; do 7 października 2026 r. włącznie stosuje się wersję 1.0, dostępną w archiwum wersji Umowy.