Polityka Prywatności
NIP: 775 236 91 48 · REGON: 366801676
E-mail w sprawach ochrony danych: kontakt@raportkierowcy.pl
Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez serwis RaportKierowcy.pl — platformę służącą do automatycznej weryfikacji statusu dokumentów prawa jazdy kierowców w bazie CEPiK oraz zarządzania flotą pojazdów i ich dokumentami eksploatacyjnymi.
1Administrator danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu RaportKierowcy.pl jest ULTIMO SOLUTIO Katarzyna Bilińska, ul. Myszyniec 25, 05-255 Arciechów, NIP: 775 236 91 48.
We wszelkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się pod adresem e-mail: kontakt@raportkierowcy.pl.
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), gdyż nie jest do tego zobowiązany na podstawie art. 37 RODO.
2Jakie dane zbieramy i przetwarzamy
Dane użytkowników kont
- imię i nazwisko
- adres e-mail (login i komunikacja) wraz z datą jego potwierdzenia
- hasło, przechowywane wyłącznie w postaci jednokierunkowego skrótu kryptograficznego (bcrypt)
- rola w koncie firmy (administrator, edycja danych, tylko podgląd)
- numer telefonu komórkowego wraz z datą jego weryfikacji, jeżeli użytkownik włączy kody logowania SMS
- dane logowania dwuskładnikowego: kanał i czas ważności jednorazowego kodu, kod w postaci skrótu bcrypt, liczba prób oraz losowy token zaufanych urządzeń (jeden dla konta, zmieniany przy ich unieważnieniu)
- informacja o akceptacji Regulaminu i Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych przy rejestracji: numer wersji dokumentu, data i godzina, adres IP oraz informacja o przeglądarce
- informacja o zawiadomieniach o zmianach Regulaminu i Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych: adres e-mail, dokument i jego wersja, data wysłania oraz identyfikator wiadomości
- stan zgody na newsletter wraz z datą jej ostatniej zmiany
- numer ostatnio wyświetlonej wersji informacji o nowościach w Serwisie
Dane użytkowników dodanych przez administratora konta firmy (imię, nazwisko, adres e-mail, rola i hasło początkowe) wprowadza ten administrator.
Dane firmy
- nazwa, NIP, adres (ulica i numer, kod pocztowy, miejscowość, kraj), adres e-mail do faktur oraz numer telefonu (opcjonalnie, w ustawieniach konta)
- ustawienia powiadomień (wybrane kanały i monitorowane kategorie uprawnień)
- plan usługi (Darmowy, M, L lub XL), okres rozliczeniowy, daty zakończenia okresu próbnego i ważności planu, zaplanowana zmiana planu oraz historia zmian planu i płatności (data, plan, identyfikator i kwota płatności w systemie Mollie); dane karty płatniczej ani rachunku płatnika nie są zapisywane w Serwisie
Dane odbiorców powiadomień
Administrator konta firmy może wskazać adresy e-mail i numery telefonów osób, które mają otrzymywać powiadomienia z Serwisu, także osób nieposiadających konta. Przechowywany jest wyłącznie adres e-mail albo numer telefonu wraz z datą jego dodania. Przy rejestracji pierwszym odbiorcą staje się podany adres e-mail do powiadomień, a w jego braku adres e-mail do faktur; adres ten jest ponadto zapisywany w danych firmy.
Dane kierowców (wprowadzane przez użytkowników kont)
Użytkownicy Serwisu, jako administratorzy danych swoich kierowców, wprowadzają dane kierowców w zakresie opisanym w §3 Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych: imię, nazwisko, serię i numer blankietu prawa jazdy, opcjonalnie dane kontaktowe i adresowe oraz daty ważności badania lekarskiego, badania psychologicznego, karty kierowcy, zaświadczenia ADR i wpisu kodu 95. Imię, nazwisko i numer blankietu są przekazywane do CEPiK za pośrednictwem serwera pośredniczącego Serwisu (api.raportkierowcy.pl). Odpowiedź CEPiK, obejmująca m.in. stan dokumentu wraz z powodem jego zmiany, datę ważności, organ wydający, kategorie uprawnień z datami ważności, komunikaty i identyfikator transakcji, jest przechowywana w całości jako historia weryfikacji. W tym zakresie ULTIMO SOLUTIO działa jako podmiot przetwarzający na podstawie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych.
Dane pojazdów (wprowadzane przez użytkowników kont)
- marka, model, rok produkcji, rodzaj paliwa i numer rejestracyjny pojazdu
- numer VIN (opcjonalnie)
- daty ważności ubezpieczenia OC, badania technicznego i legalizacji tachografu
- notatki w formie dowolnego tekstu wprowadzanego przez użytkownika
Dane pojazdów co do zasady nie stanowią danych osobowych w rozumieniu RODO. W zakresie, w jakim numer rejestracyjny, VIN lub treść notatek mogłyby zostać powiązane z osobą fizyczną, klient jako administrator danych odpowiada za zapewnienie właściwych podstaw prawnych przetwarzania.
Dane techniczne i dzienniki
- dziennik zdarzeń: rodzaj czynności (np. logowanie, weryfikacja dwuskładnikowa, zmiana danych, płatność, wysłanie wiadomości e-mail), data i godzina, identyfikator użytkownika i firmy, adres IP oraz informacja o przeglądarce (User-Agent); wartości danych osobowych, takich jak imiona, nazwiska, numery blankietów, adresy e-mail i numery telefonów, są w opisie zdarzenia zastępowane znacznikiem, z wyjątkiem rejestru wysłanych wiadomości e-mail, w którym zapisywany jest adres odbiorcy i temat wiadomości
- logi ruchu na stronach publicznych: pełny adres IP, adres odwiedzonej podstrony wraz z parametrami, nagłówek Referer, informacja o przeglądarce (User-Agent), oznaczenie ruchu automatycznego i znacznik czasu; zapis odbywa się po stronie serwera, bez plików cookie, w celu zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu, wykrywania nadużyć i oceny popularności podstron; strefa zalogowana oraz strony logowania, logowania dwuskładnikowego, rejestracji i odzyskiwania hasła nie są rejestrowane
- logi dostępu serwera WWW prowadzone przez dostawcę hostingu (adres IP, data i godzina, żądany adres, kod odpowiedzi, informacja o przeglądarce)
- dziennik błędów aplikacji (plik na serwerze hostingowym) zawierający komunikaty błędów wraz z technicznymi identyfikatorami użytkownika, firmy lub kierowcy, a w razie nieudanej wysyłki formularza kontaktowego także adres e-mail nadawcy
- dane sesji (pliki na serwerze hostingowym) obejmujące identyfikator zalogowanego użytkownika oraz, po błędzie walidacji formularza, jego treść do czasu ponownego wyświetlenia formularza
- żądania resetu hasła: adres e-mail, skrót jednorazowego tokenu i data żądania
- liczniki prób logowania i wysyłki formularzy powiązane z adresem IP i adresem e-mail, przechowywane w pamięci podręcznej serwera przez czas trwania limitu (od 1 do 10 minut)
Formularz kontaktowy
Wysłanie formularza kontaktowego obejmuje imię, adres e-mail, temat i treść wiadomości oraz adres IP nadawcy. Dane te są przekazywane wiadomością e-mail do skrzynki pocztowej Serwisu w domenie raportkierowcy.pl i nie są zapisywane w bazie danych Serwisu; w dzienniku zdarzeń odnotowuje się temat i datę wysłania wiadomości.
Jednorazowe sprawdzenie prawa jazdy bez konta
Osoba korzystająca z formularza na stronie raportkierowcy.pl/sprawdz-kierowce podaje imię, nazwisko oraz serię i numer blankietu prawa jazdy sprawdzanego kierowcy. W tym zakresie administratorem danych jest ULTIMO SOLUTIO Katarzyna Bilińska; przetwarzanie nie jest objęte Umową Powierzenia Przetwarzania Danych. Dane są przekazywane za pośrednictwem serwera pośredniczącego Serwisu (api.raportkierowcy.pl) do CEPiK wyłącznie w celu jednorazowej weryfikacji, a wynik jest wyświetlany bez zapisu w bazie danych Serwisu ani w dzienniku zdarzeń. W razie błędu formularza lub połączenia wprowadzone dane są przechowywane w sesji na serwerze do czasu ponownego wyświetlenia formularza, nie dłużej niż 120 minut. W celu ograniczenia liczby zapytań do 10 w ciągu 10 minut Serwis przechowuje przez 10 minut skrót utworzony z adresu IP wraz z licznikiem zapytań. Wyświetlenie strony narzędzia jest rejestrowane w logach ruchu na stronach publicznych.
3Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Zakres danych |
|---|---|---|
| Rejestracja i prowadzenie konta, świadczenie usługi | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) | dane użytkowników kont i dane firmy |
| Obsługa płatności za plan za pośrednictwem Mollie | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) | plan, okres rozliczeniowy, kwota, identyfikator firmy i identyfikator płatności |
| Wystawianie i przechowywanie faktur | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z ustawy o podatku od towarów i usług oraz Ordynacji podatkowej) | nazwa firmy, NIP, adres, adres e-mail do faktur |
| Weryfikacja dokumentów kierowców w CEPiK, monitorowanie terminów i powiadomienia dotyczące kierowców | przetwarzanie na zlecenie klienta na podstawie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych (art. 28 RODO); podstawę prawną przetwarzania danych kierowców, w tym art. 9 ust. 2 lit. b RODO dla dat badań lekarskich i psychologicznych, zapewnia klient jako administrator | dane kierowców w zakresie §3 Umowy Powierzenia |
| Zarządzanie danymi pojazdów i monitorowanie terminów | wobec klienta art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy); w zakresie, w jakim dane pojazdów stanowią dane osobowe, podstawę prawną ich przetwarzania zapewnia klient jako administrator (pkt 2) | dane pojazdów |
| Wysyłanie powiadomień e-mail i SMS o zmianach wyników weryfikacji oraz o zbliżających się terminach ważności dokumentów kierowców i pojazdów (plany M, L i XL, także w okresie próbnym) | wobec klienta art. 6 ust. 1 lit. b RODO; wobec odbiorców wskazanych przez klienta art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: doręczenie powiadomień zamówionych przez klienta) | adresy e-mail i numery telefonów z listy odbiorców powiadomień |
| Wysyłanie informacji o nowych funkcjach i artykułach z bloga (newsletter), wyłącznie za zgodą wyrażoną podczas rejestracji lub w ustawieniach konta | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) | imię, adres e-mail |
| Wykazanie wyrażenia i wycofania zgody na newsletter | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 7 ust. 1 RODO | stan zgody, data jej ostatniej zmiany, wpisy dziennika zdarzeń |
| Zapewnienie bezpieczeństwa kont i Serwisu, w tym logowanie dwuskładnikowe, ograniczanie liczby prób, prowadzenie dziennika zdarzeń i dziennika błędów | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: ochrona kont i danych przed nieuprawnionym dostępem oraz rozliczalność) | adres IP, informacja o przeglądarce, identyfikator użytkownika, numer telefonu do kodów SMS, rodzaj i czas czynności |
| Pomoc techniczna i usuwanie błędów, w tym wgląd upoważnionej osoby ULTIMO SOLUTIO w dane konta, odnotowywany w dzienniku zdarzeń | art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dla danych kierowców Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych | dane konta, firmy i kierowców |
| Informowanie ULTIMO SOLUTIO o nowych kontach użytkowników (rejestracjach oraz kontach dodanych przez administratorów kont firm) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: obsługa nowych klientów) | imię, nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy, plan i data rejestracji |
| Odpowiedź na wiadomość z formularza kontaktowego | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: prowadzenie korespondencji), a przy zapytaniu o zawarcie umowy art. 6 ust. 1 lit. b RODO | imię, adres e-mail, temat, treść, adres IP |
| Jednorazowe sprawdzenie prawa jazdy bez konta | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora i osoby sprawdzającej: weryfikacja uprawnień do kierowania pojazdem; osoba sprawdzająca składa w formularzu oświadczenie o podstawie sprawdzenia) | imię, nazwisko, seria i numer blankietu, adres IP |
| Logi ruchu na stronach publicznych (bez plików cookie): bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć i ocena popularności podstron | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) | adres IP, adres podstrony, nagłówek Referer, User-Agent, znacznik czasu |
| Statystyka ruchu i pomiar skuteczności reklam (Google Analytics 4, Google Ads), opisane w pkt 8 | art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie plików cookie i danych zebranych po wyrażeniu zgody; art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie informacji o wyświetleniu strony przesyłanych bez plików cookie | adres IP, dane przeglądarki i urządzenia, adres i tytuł strony, identyfikatory z plików cookie |
| Wyświetlanie krojów pisma z usługi Google Fonts, opisane w pkt 8 | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: prawidłowe wyświetlanie Serwisu) | adres IP, informacja o przeglądarce |
4Okres przechowywania danych
| Kategoria danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dane kont użytkowników i dane firmy (w tym ustawienia, historia planów i płatności) | Do czasu usunięcia konta. Usunięcie konta przez administratora konta firmy jest natychmiastowe i nieodwracalne: dane wszystkich użytkowników firmy, dane firmy, lista odbiorców powiadomień, historia planów oraz wpisy dziennika zdarzeń przypisane do firmy są niezwłocznie usuwane z bazy danych. Usunięcie konta pojedynczego użytkownika przez administratora konta firmy również następuje niezwłocznie i jest nieodwracalne. |
| Lista odbiorców powiadomień | Do czasu usunięcia odbiorcy przez administratora konta firmy albo usunięcia konta |
| Numer telefonu do kodów SMS | Do czasu jego usunięcia w ustawieniach logowania dwuskładnikowego albo usunięcia konta |
| Jednorazowe kody logowania i kody weryfikacji numeru telefonu | Kod jest ważny 10 minut; jego skrót pozostaje zapisany na koncie do czasu użycia kodu, zastąpienia go kolejnym kodem albo usunięcia konta |
| Zaufane urządzenia | Plik cookie zaufanego urządzenia wygasa po 30 dniach (pkt 8.1); token zaufanych urządzeń zapisany na koncie jest przechowywany do czasu ich unieważnienia albo usunięcia konta |
| Dane kierowców i historia weryfikacji CEPiK | Do czasu usunięcia kierowcy przez użytkownika albo usunięcia konta firmy; usunięcie jest natychmiastowe i obejmuje historię weryfikacji. Historia weryfikacji nie jest wcześniej usuwana automatycznie. |
| Dane pojazdów | Do czasu usunięcia pojazdu przez użytkownika albo usunięcia konta firmy |
| Faktury | Do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku; faktury są wystawiane i przechowywane poza Serwisem |
| Dziennik zdarzeń | 24 miesiące od daty zdarzenia (automatyczne, codzienne usuwanie); wpisy przypisane do firmy są usuwane wcześniej, z chwilą usunięcia konta, z wyjątkiem rejestru wysłanych wiadomości e-mail (adres odbiorcy, temat, data), przechowywanego przez 24 miesiące |
| Dziennik błędów aplikacji | Bez automatycznego terminu usunięcia; plik jest przechowywany na serwerze hostingowym |
| Logi dostępu serwera WWW | Przez okres wynikający z ustawień dostawcy hostingu (SEOHOST Sp. z o.o.) |
| Logi ruchu na stronach publicznych (bez plików cookie) | 30 dni od daty wejścia (automatyczne, codzienne usuwanie) |
| Dane sesji | Do 120 minut bezczynności; pliki wygasłych sesji są usuwane okresowo |
| Żądania resetu hasła | Token jest ważny 60 minut; wygasłe wpisy są usuwane automatycznie raz na dobę |
| Dane przetwarzane na podstawie zgody na newsletter | Imię i adres e-mail są wykorzystywane do wysyłki newslettera do czasu wycofania zgody, które jest możliwe w każdej chwili w ustawieniach konta albo wiadomością na adres kontakt@raportkierowcy.pl. Informacja o aktualnym stanie zgody i dacie jej ostatniej zmiany jest przechowywana do czasu usunięcia konta, a wpisy dziennika zdarzeń dokumentujące wyrażenie i wycofanie zgody przez 24 miesiące od zmiany albo do usunięcia konta, jeżeli nastąpi ono wcześniej. |
| Jednorazowe sprawdzenie prawa jazdy bez konta | Dane nie są zapisywane w bazie danych; w razie błędu formularza do 120 minut w sesji; skrót adresu IP z licznikiem zapytań jest ważny 10 minut, a wygasły wpis jest usuwany przy kolejnym zapytaniu z tego adresu |
| Wiadomości z formularza kontaktowego i powiadomienia o nowych kontach użytkowników | W skrzynkach pocztowych do czasu usunięcia wiadomości |
5Odbiorcy danych
Dane osobowe są przekazywane następującym odbiorcom. W kolumnie „Rola” wskazano, czy odbiorca przetwarza dane na zlecenie ULTIMO SOLUTIO (podmiot przetwarzający), czy jako odrębny administrator.
| Podmiot | Rola | Kraj |
|---|---|---|
| SEOHOST Sp. z o.o. ul. Obornicka 330, 60-689 Poznań · NIP: 9721323212 |
Podmiot przetwarzający: hosting serwera aplikacji i bazy danych, serwera pośredniczącego w zapytaniach do CEPiK (api.raportkierowcy.pl), serwera poczty wychodzącej oraz skrzynek pocztowych w domenie raportkierowcy.pl, a także prowadzenie logów dostępu serwera WWW. Wiadomości e-mail z Serwisu (potwierdzenie adresu, reset hasła, kody logowania, powiadomienia, informacje o okresie próbnym) są wysyłane przez serwer poczty wychodzącej SEOHOST; powiadomienia o terminach zawierają imię i nazwisko kierowcy, rodzaj terminu i jego datę i trafiają wyłącznie na adresy wskazane przez klienta. | Polska (UE) |
| LINK Mobility Poland Sp. z o.o. (SMSAPI) ul. Toszecka 101, 44-117 Gliwice · NIP: 969-156-67-36 |
Podmiot przetwarzający: wysyłka SMS w planach M, L i XL, także w okresie próbnym, obejmująca powiadomienia zawierające wyłącznie liczbę kierowców lub pojazdów, których dotyczy zmiana albo zbliżający się termin, oraz jednorazowe kody logowania i weryfikacji numeru telefonu; przekazywany jest numer telefonu odbiorcy i treść wiadomości. | Polska (UE) |
| Mollie B.V. Amsterdam, Niderlandy |
Odrębny administrator danych płatnika: obsługa płatności online. Z Serwisu przekazywane są kwota, opis planu, identyfikator firmy w Serwisie, plan i okres rozliczeniowy; dane płatnicze płatnik podaje bezpośrednio na stronie Mollie. | Niderlandy (UE) |
| Google Ireland Limited Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia |
Odrębny administrator w zakresie Google Ads, Google Fonts i skrzynki pocztowej Gmail, na którą trafiają powiadomienia o nowych kontach użytkowników; w zakresie Google Analytics 4 Google może działać jako podmiot przetwarzający na podstawie warunków przetwarzania danych Google. Zasady opisano w pkt 8. | Irlandia (UE), z możliwością przekazania danych do Google LLC w USA (pkt 6) |
Imię, nazwisko oraz seria i numer blankietu prawa jazdy są przekazywane w zapytaniach do Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców (CEPiK), rejestru publicznego prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji, za pośrednictwem serwera pośredniczącego Serwisu. CEPiK jest źródłem danych o uprawnieniach i nie przetwarza danych na zlecenie ULTIMO SOLUTIO.
Dane nie są sprzedawane. Google otrzymuje dane w ramach Google Ads na zasadach opisanych w pkt 8.3: informację o wyświetleniu strony bez plików cookie także przed wyrażeniem zgody, a pliki cookie reklamowe i zdarzenie konwersji wyłącznie po wyrażeniu zgody.
6Przekazywanie danych poza EOG
Serwer aplikacji i bazy danych, serwer pośredniczący w zapytaniach do CEPiK oraz serwer poczty wychodzącej, świadczone przez SEOHOST Sp. z o.o., znajdują się na terytorium Polski. Zaszyfrowane kopie zapasowe są przechowywane na tym serwerze oraz na komputerze używanym przez Administratora do administrowania Serwisem i nie są przekazywane dostawcom usług chmurowych. Dostawca usług SMS, LINK Mobility Poland Sp. z o.o., ma siedzibę w Polsce, a operator płatności Mollie B.V. w Niderlandach. Dane kont użytkowników, dane firm, dane kierowców i pojazdów oraz wyniki weryfikacji CEPiK nie są przez Administratora przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
Wyjątek stanowią usługi Google opisane w pkt 8 (Google Analytics 4, Google Ads i Google Fonts) oraz skrzynka pocztowa Gmail wskazana w pkt 5, świadczone przez Google Ireland Limited. W związku z nimi Google otrzymuje adres IP urządzenia, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz adresy odwiedzanych stron Serwisu, a po wyrażeniu zgody na pliki cookie także identyfikatory zapisane w tych plikach; do skrzynki Gmail trafiają dane nowych kont użytkowników wymienione w pkt 3. Dane te mogą być przekazywane do Google LLC w Stanach Zjednoczonych. Google LLC uczestniczy w programie EU-U.S. Data Privacy Framework, w odniesieniu do którego Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony danych osobowych decyzją wykonawczą (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. Imiona, nazwiska i numery blankietów kierowców nie są przekazywane do Google.
Wiadomości e-mail z Serwisu są doręczane na adresy wskazane przez użytkowników; lokalizacja serwerów tych skrzynek zależy od wybranego przez nich dostawcy poczty.
7Prawa użytkowników
Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa w odniesieniu do swoich danych osobowych:
- Prawo dostępu (art. 15 RODO) — możesz uzyskać informację o tym, jakie Twoje dane przetwarzamy oraz kopię tych danych.
- Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
- Prawo do usunięcia (art. 17 RODO) — możesz żądać usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub gdy cofnąłeś zgodę.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — możesz żądać ograniczenia przetwarzania w określonych przypadkach.
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie.
- Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
- Prawo do cofnięcia zgody — w zakresie, w jakim przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją cofnąć w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Zgodę marketingową (newsletter) można wycofać samodzielnie w ustawieniach konta (Ustawienia, Moje konto, sekcja „Newsletter i informacje o produkcie”) albo wiadomością na adres kontakt@raportkierowcy.pl.
Masz również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeśli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.
8Pliki cookie i pamięć przeglądarki
Serwis zapisuje w przeglądarce niezbędne pliki cookie opisane w pkt 8.1, których zapisanie nie wymaga zgody, a po wyrażeniu zgody także pliki cookie Google Analytics i Google Ads opisane w pkt 8.3. Serwis korzysta również z pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage) w zakresie opisanym w pkt 8.2.
8.1. Niezbędne pliki cookie
- raportkierowcy-session: identyfikator sesji zapisywany przy wejściu na każdą stronę Serwisu, także bez logowania. Służy do utrzymania sesji zalogowanego użytkownika oraz do obsługi formularzy. Dane sesji są przechowywane na serwerze Serwisu. Plik wygasa po 120 minutach od ostatniego żądania i nie jest usuwany przy zamknięciu przeglądarki. Po wylogowaniu sesja jest unieważniana, a plik otrzymuje nowy identyfikator. Atrybuty: Secure, HttpOnly, SameSite=Lax.
- XSRF-TOKEN: zaszyfrowany token chroniący przed atakami Cross-Site Request Forgery (CSRF), zapisywany przy wejściu na każdą stronę Serwisu. Plik wygasa po 120 minutach od ostatniego żądania. Atrybuty: Secure, SameSite=Lax.
- rk_td_[numer użytkownika]: plik zaufanego urządzenia, zapisywany wyłącznie wtedy, gdy przy logowaniu dwuskładnikowym użytkownik zaznaczy opcję zaufania urządzeniu przez 30 dni. Pozwala na tym urządzeniu pominąć kod jednorazowy przez 30 dni. Zawartość pliku jest zaszyfrowana. Atrybuty: Secure, HttpOnly, SameSite=Lax. Wszystkie zaufane urządzenia można unieważnić w ustawieniach konta, w sekcji logowania dwuskładnikowego.
8.2. Pamięć lokalna przeglądarki
- rk_cookies: decyzja dotycząca plików cookie Google Analytics i Google Ads (wartość „accepted” albo „rejected”), bez terminu wygaśnięcia
- rk_dash_cats_u[numer użytkownika]: wybór kategorii wyświetlanych na pulpicie (wyłącznie po zalogowaniu)
- rk_drivers_problems_u[numer użytkownika]: ustawienie filtra „Tylko wymagający uwagi” na liście kierowców (wyłącznie po zalogowaniu)
Dane te pozostają w przeglądarce i nie są przesyłane do Serwisu.
8.3. Google Analytics 4 i Google Ads
Dostawcą usług jest Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia. Identyfikatory: Google Analytics 4 G-JXVL374JJH, tag Google Ads AW-18071093611. Na stronie głównej, na stronach logowania, rejestracji, żądania resetu hasła, weryfikacji adresu e-mail, potwierdzenia hasła i logowania dwuskładnikowego oraz na wszystkich stronach panelu dla zalogowanych użytkowników skrypt Google (gtag.js) jest ładowany przy każdym wyświetleniu strony, niezależnie od decyzji dotyczącej plików cookie, w trybie uzyskiwania zgody Google (Consent Mode) z parametrami ad_storage i analytics_storage. Na stronie ustawiania nowego hasła skrypt Google nie jest ładowany.
- Przed wyrażeniem zgody oraz po jej odmowie skrypt nie zapisuje ani nie odczytuje plików cookie Google, lecz przesyła do Google Analytics i Google Ads informację o wyświetleniu strony, obejmującą m.in. adres i tytuł strony, rozdzielczość ekranu, język przeglądarki oraz rodzaj i wersję przeglądarki i systemu operacyjnego; Google otrzymuje przy tym adres IP urządzenia.
- Po kliknięciu „Akceptuj wszystkie” Google Analytics zapisuje pliki cookie _ga oraz _ga_JXVL374JJH z pseudonimowym identyfikatorem przeglądarki (według dokumentacji Google ważność do 2 lat), a Google Ads m.in. plik cookie _gcl_au (według dokumentacji Google ważność 90 dni). Po rejestracji konta, jeżeli zgoda została wyrażona, do Google Ads przesyłane jest zdarzenie konwersji „rejestracja”; Google Ads przypisuje je do reklamy, jeżeli rejestracja nastąpiła po kliknięciu w reklamę.
- Google Analytics służy do statystyki ruchu (liczba odwiedzin, źródła ruchu, przeglądane podstrony), a Google Ads do pomiaru skuteczności reklam w wyszukiwarce Google. W panelu dla zalogowanych użytkowników przesyłane są adresy podstron zawierające wyłącznie numeryczne identyfikatory rekordów; imiona, nazwiska i numery blankietów kierowców nie są przesyłane do Google. Według informacji Google, Google Analytics 4 nie zapisuje adresów IP, a adres IP jest wykorzystywany do określenia przybliżonej lokalizacji i następnie odrzucany.
- Na stronach Regulaminu, Polityki Prywatności i Umowy Powierzenia, w tym ich wersji archiwalnych, skrypt Google Analytics jest ładowany dopiero po kliknięciu „Akceptuj wszystkie”, a Google Ads nie jest wykorzystywany. Na blogu, stronach informacyjnych, stronach z wykazem wersji archiwalnych dokumentów i w narzędziu jednorazowego sprawdzenia kierowcy skrypty Google Analytics i Google Ads nie są ładowane.
- Podstawą zapisywania i odczytu plików cookie Google oraz przetwarzania danych po wyrażeniu zgody jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Podstawą przesyłania informacji opisanych w pierwszym punkcie jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na pomiarze ruchu w Serwisie i skuteczności reklam (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Polityka prywatności Google: policies.google.com/privacy.
8.4. Czcionki Google Fonts
Strony logowania, rejestracji, odzyskiwania hasła, weryfikacji adresu e-mail, potwierdzenia hasła i logowania dwuskładnikowego, panel dla zalogowanych użytkowników, strony dokumentów prawnych oraz narzędzie jednorazowego sprawdzenia kierowcy pobierają czcionki z serwerów Google Fonts (fonts.googleapis.com, fonts.gstatic.com) przy każdym wyświetleniu, niezależnie od decyzji dotyczącej plików cookie. Google otrzymuje przy tym adres IP urządzenia, informacje o przeglądarce oraz adres domeny Serwisu. Google Fonts nie zapisuje plików cookie. Na blogu, stronach informacyjnych i stronach z wykazem wersji archiwalnych dokumentów przeglądarka nawiązuje połączenie z tymi serwerami bez pobierania czcionek. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prawidłowym wyświetlaniu Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
8.5. Zmiana decyzji
Okno wyboru wyświetla się na stronach, na których działają skrypty Google (pkt 8.3), do czasu podjęcia decyzji. Decyzję można zmienić: po zalogowaniu przyciskiem „Ustawienia cookies” w menu bocznym, a na stronie głównej, stronach logowania, rejestracji, odzyskiwania hasła, weryfikacji adresu e-mail i logowania dwuskładnikowego oraz stronach dokumentów prawnych okrągłym przyciskiem „Ustawienia cookies” w lewym dolnym rogu ekranu. Cofnięcie zgody jest uwzględniane od następnego wczytania strony. Pliki cookie zapisane wcześniej przez Google nie są usuwane automatycznie; można je usunąć w ustawieniach przeglądarki.
9Bezpieczeństwo danych
Stosowane są następujące środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych:
- szyfrowanie transmisji danych (TLS) między przeglądarką a Serwisem (wymuszony protokół HTTPS z nagłówkiem HSTS), między Serwisem a serwerem pośredniczącym oraz między Serwisem a serwerem poczty wychodzącej
- przechowywanie haseł wyłącznie w postaci jednokierunkowego skrótu kryptograficznego (bcrypt); w ten sam sposób przechowywane są jednorazowe kody logowania
- obowiązkowe logowanie dwuskładnikowe (kod SMS lub e-mail) dla kont z uprawnieniami administratora i edycji danych, dostępne także dla kont tylko do podglądu
- kontrola dostępu oparta na rolach (administrator, edycja danych, tylko podgląd) z oddzieleniem danych poszczególnych firm; dostęp upoważnionych osób ULTIMO SOLUTIO do danych kont jest ograniczony do utrzymania Serwisu, diagnozowania błędów i pomocy technicznej, a zalogowanie na konto klienta jest odnotowywane w dzienniku zdarzeń
- ograniczenie liczby prób logowania i wpisania kodu, pliki cookie sesji z atrybutami Secure i HttpOnly, wygaśnięcie sesji po 120 minutach bezczynności oraz ochrona przed atakami CSRF
- dziennik zdarzeń rejestrujący m.in. logowania, weryfikację dwuskładnikową, zmiany danych kierowców, pojazdów, kont i ustawień oraz zalogowanie operatora na konto klienta, z maskowaniem wartości danych osobowych
- codzienne kopie zapasowe bazy danych szyfrowane asymetrycznie (GPG, RSA 4096) na serwerze przed ich pobraniem, przechowywane nie dłużej niż 7 dni na serwerze hostingowym oraz nie dłużej niż 30 dni na zaszyfrowanym dysku komputera używanego do administrowania Serwisem; klucz deszyfrujący znajduje się wyłącznie na tym komputerze, a kopie nie są przekazywane dostawcom usług chmurowych
- bieżący monitoring techniczny działania weryfikacji CEPiK, wysyłki powiadomień i kopii zapasowych
- aktualizacje systemu operacyjnego i środowiska serwera zapewniane przez dostawcę hostingu
Naruszenie ochrony danych osobowych, dla których ULTIMO SOLUTIO jest administratorem, jest zgłaszane Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia, chyba że jest mało prawdopodobne, aby skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko, osoby, których dane dotyczą, są zawiadamiane bez zbędnej zwłoki. O naruszeniu dotyczącym danych kierowców ULTIMO SOLUTIO informuje klienta zgodnie z Umową Powierzenia Przetwarzania Danych, nie później niż w ciągu 72 godzin.
10Zmiany Polityki Prywatności
Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności w przypadku:
- zmiany przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych
- istotnej zmiany zakresu świadczonych usług lub stosowanych technologii
- konieczności dostosowania do wytycznych organów nadzorczych
O wszelkich zmianach użytkownicy posiadający konto zostaną poinformowani drogą e-mailową z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem zmian w życie. Wiadomość zawierać będzie krótkie podsumowanie zmian, datę wejścia nowej wersji w życie oraz link do pełnej treści nowej Polityki.
Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna pod adresem https://raportkierowcy.pl/polityka-prywatnosci. Wszystkie historyczne wersje niniejszej Polityki pozostają publicznie dostępne pod adresem https://raportkierowcy.pl/polityka-prywatnosci/archiwum — pozwala to każdemu użytkownikowi w dowolnej chwili zweryfikować, jakie zasady obowiązywały w przeszłości.
11Historia zmian
| Wersja | Data wejścia w życie | Zakres zmian |
|---|---|---|
| 1.0 | 7 kwietnia 2026 r. | Wersja startowa Polityki Prywatności RaportKierowcy.pl. |
12Kontakt
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz realizacji praw wynikających z RODO prosimy o kontakt:
E-mail: kontakt@raportkierowcy.pl
Odpowiadamy na wiadomości w terminie do 30 dni od ich otrzymania.
RaportKierowcy.pl