Co grozi pracodawcy za dopuszczenie kierowcy bez ważnych uprawnień: mapa ryzyka (2026)

Odpowiedzialność pracodawcy: art. 96 Kodeksu wykroczeń

Podstawowym przepisem jest art. 96 § 1 pkt 2 Kodeksu wykroczeń (KW) w brzmieniu obowiązującym od 29 stycznia 2026 r., nadanym nowelizacją z 4 grudnia 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1872):

„Właściciel, posiadacz, użytkownik lub prowadzący pojazd, który na drodze publicznej, w strefie zamieszkania lub strefie ruchu dopuszcza: (…) 2) do prowadzenia pojazdu osobę niemającą wymaganych uprawnień, (…) podlega karze ograniczenia wolności albo grzywny nie niższej niż 1000 złotych.”

Wysokość grzywny. Grzywna wynosi od 1000 do 5000 zł. Górną granicę wyznacza art. 24 § 1 KW, ponieważ art. 96 § 1 nie należy do wykroczeń, za które art. 24 § 1a dopuszcza grzywnę do 30 000 zł. Grzywnę można nałożyć mandatem karnym (art. 96 § 1ad Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia), karę ograniczenia wolności wymierza sąd.

Nieumyślność. Wykroczenie można popełnić także nieumyślnie (art. 5 KW), czyli przez niezachowanie ostrożności wymaganej w danych okolicznościach, gdy popełnienie czynu można było przewidzieć (art. 6 § 2 KW). Niewiedza firmy nie wyłącza więc odpowiedzialności. Ocenie podlega, czy firma zachowała należytą staranność: czy okresowo weryfikowała uprawnienia i potrafi to udokumentować.

Osoby odpowiedzialne w firmie

„Pracodawcą” w rozumieniu art. 96 KW są konkretne osoby, a nie przedsiębiorstwo jako całość. Art. 96 § 1 obejmuje właściciela, posiadacza, użytkownika lub prowadzącego pojazd. Art. 96 § 2 obejmuje nieumyślne dopuszczenie przez dyspozytora, który przydziela pojazdy kierowcom, lub osobę, do której obowiązków należą jego czynności, np. kierownika transportu albo fleet managera. Gdy takiej osoby nie wyznaczono, odpowiada kierownik jednostki dysponującej pojazdem, w praktyce prezes, dyrektor lub właściciel.

Z tego względu osobę odpowiedzialną za dysponowanie pojazdami i kontrolę uprawnień wskazuje się na piśmie, np. w polityce flotowej.

Pięć kategorii ryzyka

Grzywna z art. 96 KW to jeden z pięciu obszarów konsekwencji.

1. Sankcje z Kodeksu wykroczeń

Osoba odpowiedzialna w firmie podlega karze ograniczenia wolności albo grzywnie od 1000 do 5000 zł. Kierowca odpowiada odrębnie z art. 94 § 1 KW: grozi mu areszt, ograniczenie wolności albo grzywna od 1500 do 30 000 zł (art. 24 § 1a KW). Sąd obowiązkowo orzeka wobec niego zakaz prowadzenia pojazdów (art. 94 § 3 KW) na okres od 6 miesięcy do 3 lat (art. 29 § 1 KW). Od 3 marca 2026 r. jazda w okresie zatrzymania prawa jazdy skutkuje cofnięciem uprawnień na 5 lat (art. 103 ust. 1 pkt 5 ustawy o kierujących pojazdami), a jazda wbrew sądowemu zakazowi jest przestępstwem z art. 244 Kodeksu karnego.

2. Sankcje administracyjne: Inspekcja Transportu Drogowego

Podmiot wykonujący przewóz drogowy może zatrudnić kierowcę, jeżeli ten m.in. ma odpowiednie uprawnienia i nie ma przeciwwskazań zdrowotnych ani psychologicznych (art. 39a ust. 1 ustawy o transporcie drogowym). Za przewóz wykonywany przez kierowcę bez ważnego prawa jazdy odpowiedniej kategorii ustawa przewiduje karę pieniężną 500 zł dla zarządzającego transportem lub innej osoby wykonującej czynności związane z przewozem (art. 92a ust. 2 i załącznik nr 4).

Istotniejsza od kwoty jest klasyfikacja: rozporządzenie Komisji (UE) 2016/403 uznaje to naruszenie za najpoważniejsze. Wykonalna decyzja o karze wobec przewoźnika lub zarządzającego transportem obliguje organ, który udzielił zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (starostę albo Głównego Inspektora Transportu Drogowego), do wszczęcia postępowania w sprawie dobrej reputacji (art. 7d ust. 1 pkt 2 lit. b). Organ uwzględnia m.in. liczbę naruszeń w stosunku do liczby kierowców i wdrożone procedury zapobiegawcze. Utrata dobrej reputacji oznacza zawieszenie zezwolenia do czasu zastosowania środka rehabilitacyjnego (art. 7d ust. 6); rozporządzenie (WE) nr 1071/2009 przewiduje zawieszenie lub cofnięcie zezwolenia (art. 13 ust. 3).

Ewidencja poważnych naruszeń w Krajowym Rejestrze Elektronicznym Przedsiębiorców Transportu Drogowego (KREPTD) nie jest jawna. Dane udostępnia się na wniosek organom i samemu przedsiębiorcy (art. 82g i art. 82j).

3. Konsekwencje cywilne i ubezpieczeniowe

Brak uprawnień kierowcy nie pozbawia poszkodowanego odszkodowania z OC posiadacza pojazdu. Ubezpieczyciel może jednak dochodzić zwrotu wypłaconej kwoty od kierującego bez wymaganych uprawnień (art. 43 pkt 3 ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych), a więc od kierowcy, nie od pracodawcy. Dla firmy bezpośrednim kosztem jest szkoda we własnym pojeździe: ogólne warunki autocasco zazwyczaj wyłączają odpowiedzialność ubezpieczyciela, gdy pojazd prowadziła osoba bez uprawnień.

4. Konsekwencje reputacyjne

Reputacja handlowa to kwestia odrębna od dobrej reputacji w rozumieniu prawa transportowego. Ewidencja naruszeń w KREPTD nie jest publiczna, natomiast wypadek z udziałem pojazdu oznaczonego nazwą firmy bywa opisywany w mediach i może wpłynąć na relacje z klientami oraz wyniki przetargów.

5. Konsekwencje handlowe: wymagania zleceniodawców

Umowy z większymi zleceniodawcami mogą zobowiązywać wykonawcę do udokumentowanej kontroli uprawnień kierowców i udostępniania tej dokumentacji podczas audytu. Skutki jej braku określa umowa: kary umowne, wstrzymanie zleceń albo rozwiązanie umowy, także wtedy, gdy nie doszło do żadnego zdarzenia drogowego.

Przykładowe scenariusze

Poniższe przykłady mają charakter ilustracyjny i nie opisują konkretnych spraw.

Scenariusz 1: Kontrola drogowa ITD

Inspektor ITD kontroluje samochód ciężarowy i sprawdza uprawnienia kierowcy w CEPiK. Prawo jazdy ma status „zatrzymany” od kilku tygodni, a firma ostatni raz sprawdzała uprawnienia przy zatrudnieniu. Kierowca odpowiada z art. 94 § 1 KW, a osoba, która dopuściła go do jazdy, z art. 96 KW. Wykonalna decyzja o karze pieniężnej dla zarządzającego transportem prowadzi ponadto do postępowania w sprawie dobrej reputacji przewoźnika.

Scenariusz 2: Wypadek z udziałem kierowcy bez uprawnień

Kierowca firmowego samochodu dostawczego powoduje wypadek, w którym obrażeń doznaje drugi kierujący. Policja ustala, że prawo jazdy sprawcy jest zatrzymane od trzech miesięcy. Ubezpieczyciel wypłaca odszkodowanie z OC pojazdu firmowego i może dochodzić zwrotu od kierowcy, a szkodę we własnym pojeździe firma pokrywa sama, jeżeli warunki autocasco wyłączają odpowiedzialność. Równolegle toczy się postępowanie z art. 96 KW.

Scenariusz 3: Audyt zleceniodawcy

Umowa ze zleceniodawcą przewiduje okresową kontrolę uprawnień kierowców. W ramach audytu zleceniodawca wzywa do przedstawienia dokumentacji tej kontroli, a firma ma w niej kilkumiesięczne luki. Zleceniodawca może uznać to za naruszenie umowy i skorzystać z przewidzianych w niej uprawnień, łącznie z wypowiedzeniem, choć na drodze nic się nie wydarzyło.

Środki ograniczające ryzyko

Poniższe elementy służą wykazaniu należytej staranności w postępowaniu z art. 96 KW, a u przewoźnika także w postępowaniu w sprawie dobrej reputacji, w którym organ uwzględnia procedury zapobiegające naruszeniom (art. 7d ust. 4 pkt 2 ustawy o transporcie drogowym).

• 1. Polityka flotowa na piśmie. Określa, kto, jak często i w jaki sposób kontroluje uprawnienia oraz co robi po wykryciu problemu. Wzór sekcji dotyczącej kontroli uprawnień zawiera strona Wzory dokumentów RODO dla firm transportowych, a dokumenty związane z RODO omawia artykuł RODO a monitoring uprawnień kierowców: przewodnik.
• 2. Cykliczna, udokumentowana weryfikacja w CEPiK. Częstotliwość określa polityka flotowa. Ręczne sprawdzenie w bezpłatnej usłudze „Sprawdź uprawnienia kierowcy” na gov.pl zajmuje około minuty na osobę. Z każdej kontroli zachowuje się wydruk, zrzut ekranu lub raport z datą.
• 3. Pisemne wyznaczenie osoby odpowiedzialnej. Zadanie wpisuje się do zakresu obowiązków fleet managera, dyspozytora lub pracownika kadr. Bez tego odpowiedzialność za nieumyślne dopuszczenie przypada kierownikowi jednostki (art. 96 § 2 KW).
• 4. Procedura na wypadek wykrycia problemu. Odsunięcie kierowcy od prowadzenia pojazdów, notatka służbowa, termin na uregulowanie sprawy i ewentualne konsekwencje pracownicze. Zatajenie zatrzymania może zostać ocenione jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy). Szczegóły zawiera przewodnik, jak sprawdzić prawo jazdy pracownika.

Przy ręcznej kontroli raz na kwartał zatrzymanie prawa jazdy może pozostać niewykryte blisko trzy miesiące. Codzienne automatyczne monitorowanie prawa jazdy pracownika skraca ten okres do jednej nocy. Tak działa RaportKierowcy.pl: każdej nocy sprawdza kierowców przez oficjalne API CEPiK, a w planach płatnych rano wysyła powiadomienie e-mail i SMS o zmianie stanu dokumentu. Historia sprawdzeń z identyfikatorem transakcji CEPiK stanowi dokumentację kontroli.