Trzy wzory w formatach PDF i DOCX: klauzula informacyjna dla kierowcy (art. 13 i 14 RODO), sekcja polityki flotowej dotycząca kontroli uprawnień oraz wpis do rejestru czynności przetwarzania (RoPA, art. 30 RODO). Wymagają uzupełnienia danymi firmy.
Klauzula opiera się na art. 13 RODO (dane przekazane przez kierowcę) i art. 14 RODO (dane pozyskiwane z CEPiK). Wskazuje podstawę prawną przetwarzania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), źródła danych, odbiorców, prawa kierowcy oraz okres przechowywania historii weryfikacji według umowy z dostawcą narzędzia.
Sekcja polityki flotowej: cel i zakres kontroli, odpowiedzialność z art. 96 § 1 i § 2 Kodeksu wykroczeń z wyznaczeniem osoby odpowiedzialnej na piśmie, częstotliwość i sposób weryfikacji, postępowanie po wykryciu braku uprawnień, dokumentacja oraz podstawa przetwarzania danych.
Wzór wpisu do rejestru czynności przetwarzania (art. 30 ust. 1 RODO) dla weryfikacji uprawnień kierowców: cele, podstawa prawna, kategorie osób i danych, odbiorcy, terminy usunięcia, środki bezpieczeństwa. Cykliczna weryfikacja nie ma charakteru sporadycznego, dlatego wpis jest potrzebny także w firmach zatrudniających mniej niż 250 osób (art. 30 ust. 5 RODO).
W firmie transportowej albo innej organizacji, której pracownicy prowadzą pojazdy służbowe, dopuszczenie do prowadzenia pojazdu osoby bez wymaganych uprawnień, także nieumyślne, jest wykroczeniem (art. 96 § 1 i § 2 Kodeksu wykroczeń). Ocenie podlega, czy zachowano należytą staranność, w szczególności czy firma prowadziła udokumentowaną, cykliczną kontrolę uprawnień kierowców. Ustne zapewnienie kierowcy nie wystarcza do jej wykazania przy kontroli ITD ani po zdarzeniu drogowym.
Kontrola uprawnień jest zarazem przetwarzaniem danych osobowych kierowców, opartym na prawnie uzasadnionym interesie pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a nie na zgodzie pracownika. Wzory obejmują trzy z czterech dokumentów, które składają się na minimum dokumentacji pracodawcy:
Podstawę przetwarzania i test trzech warunków uzasadnionego interesu omawia artykuł RODO a monitoring uprawnień kierowców: czy potrzebna zgoda kierowcy?. Sankcje za dopuszczenie kierowcy bez uprawnień opisuje artykuł Co grozi pracodawcy za dopuszczenie kierowcy bez ważnych uprawnień.
Czwartym dokumentem jest umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO) zawierana z dostawcą zewnętrznego narzędzia do weryfikacji. W RaportKierowcy.pl umowę powierzenia zawiera się elektronicznie przy rejestracji konta, bez odrębnych negocjacji i podpisu na papierze.
Uzupełnieniem jest ocena prawnie uzasadnionego interesu (test równowagi, ang. Legitimate Interest Assessment), czyli wewnętrzny dokument służący wykazaniu zgodności przetwarzania z prawem (zasada rozliczalności, art. 5 ust. 2 RODO). Serwis nie udostępnia jej wzoru, ponieważ ocena musi odpowiadać sytuacji konkretnej firmy.
Wzór polityki flotowej przewiduje dokumentowanie każdej kontroli. RaportKierowcy.pl sprawdza kierowców w CEPiK każdej nocy i zapisuje historię sprawdzeń z identyfikatorem transakcji CEPiK, dostępną jako raport PDF lub XLSX. Plan Darmowy obejmuje do 10 kierowców.
Wzory udostępniane na tej stronie mają charakter wyłącznie informacyjny i poglądowy. Nie stanowią porady prawnej i nie zastępują indywidualnej konsultacji z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.
Przed zastosowaniem wzorów zaleca się:
[...] aktualnymi danymi firmy,Administrator wzorów (ULTIMO SOLUTIO, właściciel serwisu RaportKierowcy.pl) nie ponosi odpowiedzialności za skutki wykorzystania wzorów bez weryfikacji ich adekwatności do konkretnej sytuacji prawnej i faktycznej firmy.