Trzy gotowe szablony do pobrania w PDF i DOCX: klauzula informacyjna dla kierowcy (art. 13 RODO), polityka flotowa — sekcja kontroli uprawnień, wpis do rejestru czynności przetwarzania (RoPA, art. 30 RODO). Wystarczy uzupełnić dane firmy.
Pełna, dziewięciopunktowa klauzula informacyjna zgodna z art. 13 RODO. Zawiera podstawę prawną (uzasadniony interes pracodawcy), źródła danych, odbiorców, prawa pracownika oraz miejsce na podpis. Gotowa do podpisu z kierowcą.
Kompletna sekcja polityki flotowej dotycząca kontroli uprawnień kierowców: cel, zakres, odpowiedzialność (z odwołaniem do art. 96 KW), częstotliwość kontroli, sposób weryfikacji, postępowanie w razie wykrycia problemu, dokumentacja, podstawa prawna RODO.
Wzór wpisu do rejestru czynności przetwarzania zgodnie z art. 30 ust. 1 RODO — dla czynności weryfikacji uprawnień kierowców. Tabelaryczna struktura: cele, podstawa prawna, kategorie danych, odbiorcy, terminy usunięcia, środki bezpieczeństwa.
Jeżeli prowadzisz firmę transportową lub inną organizację, w której pracownicy prowadzą pojazdy służbowe, RODO oraz art. 96 § 1 Kodeksu wykroczeń wymagają od Ciebie udokumentowanej, cyklicznej kontroli uprawnień kierowców. Same „przyjąłem na słowo, że ma prawko" to za mało — w razie kontroli ITD, UODO lub wypadku z udziałem kierowcy bez ważnych uprawnień, brak dokumentacji oznacza pełną odpowiedzialność pracodawcy.
Te trzy wzory to minimum prawne, które powinien mieć każdy pracodawca-przewoźnik:
Pełne uzasadnienie prawne (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, stanowisko UODO, test trzech warunków uzasadnionego interesu) znajdziesz w naszym przewodniku: RODO a monitoring uprawnień kierowców — czy potrzebna zgoda kierowcy?. A konkretne konsekwencje braku tych dokumentów opisaliśmy w artykule: Co grozi pracodawcy za dopuszczenie kierowcy bez ważnych uprawnień.
Do pełnego compliance RODO przy korzystaniu z zewnętrznego narzędzia weryfikacji potrzebny jest jeszcze czwarty dokument — umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Jeżeli korzystasz z RaportKierowcy.pl, ta umowa jest automatycznie podpisywana przy zakładaniu konta — bez konieczności ręcznego negocjowania ani fizycznego podpisywania.
Piąty element to ocena uzasadnionego interesu (Legitimate Interest Assessment) — wewnętrzny dokument, którego nie publikujemy, bo musi być dopasowany do indywidualnej sytuacji firmy. Strukturę i pytania pomocnicze znajdziesz w naszym artykule o RODO (link wyżej).
Zamiast ręcznie uzupełniać dane firmy w każdym wzorze — w panelu RaportKierowcy.pl pracujemy nad generatorem, który automatycznie wypełni wszystkie wzory danymi Twojej firmy. Załóż konto, żeby otrzymać powiadomienie o premierze.
Wzory udostępniane na tej stronie mają charakter wyłącznie informacyjny i poglądowy. Nie stanowią porady prawnej i nie zastępują indywidualnej konsultacji z prawnikiem lub Inspektorem Ochrony Danych.
Przed zastosowaniem wzorów w działalności swojej firmy zalecamy:
[...] aktualnymi i prawdziwymi danymi firmy,Administrator wzorów — ULTIMO SOLUTIO, właściciel serwisu RaportKierowcy.pl — nie ponosi odpowiedzialności za skutki wykorzystania wzorów bez weryfikacji ich adekwatności do konkretnej sytuacji prawnej i faktycznej firmy.